(Please see English version below)
Zu den Handels- und Steuerrechtlichen Pflichten von Kapitalgesellschaften, wie GmbH oder UG, gehören insbesondere die Erstellung und Veröffentlichung eines Jahresabschlusses sowie die fristgerechte Abgabe der Steuererklärungen.
Zwar sind die Handels- und Steuerrechtlichen Pflichten für Kapitalgesellschaften eng miteinander verknüpft, da z.B. der Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) die Grundlage für die Gewinnermittlung und damit Ausgangspunkt für Körperschafts- und Gewerbesteuererklärung bildet, aber dennoch bestehen wesentliche Unterschiede.
Das Handelsgesetzbuch (HGB) regelt für Kapitalgesellschaften u.a. besondere Anforderungen an die Aufstellung und Offenlegung des Jahresabschlusses, dessen Zweck eine transparenten Information der Stakeholder und insbesondere der Gläubigerschutz ist.
Die steuerlichen Pflichten und Fristen richten sich nach verschiedenen Steuergesetzen, wie der Abgabenordnung (AO), dem Körperschafts- (KStG), Gewerbesteuer-(GewStG) und Umsatzsteuergesetz (UStG), und dienen in erster Linie der Feststellung der Steuerschuld einer Gesellschaft dienen.
Das HGB unterscheidet bei den Jahresabschlussfristen zwischen der Aufstellung und der Offenlegung des Jahresabschlusses.
Kapitalgesellschaften haben den Jahresabschluss – abhängig von der Unternehmensgröße – spätestens 3 oder 6 Monate nach Ablauf des abgelaufenen Geschäftsjahres aufzustellen (§ 264 HGB). Die fristgemäße Aufstellung ist verpflichtend für die gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft, im Falle einer GmbH oder UG also die Geschäftsführung. Die verspätete Aufstellung stellt zwar eine Pflichtverletzung der Vertretungsorgane dar, unterliegt aber keiner unmittelbaren behördlichen Kontrolle und Sanktionierung.
Die Offenlegung des Jahresabschlusses hat spätestens 12 Monate nach Ende des Geschäftsjahres im Bundesanzeiger zu erfolgen (§ 325 HGB). Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, muss der Jahresabschluss also spätestens am 31. Dezember des Folgejahres beim Bundesanzeiger eingereicht werden.
Die fristgemäße Offenlegung des Jahresabschlusses wird durch das Bundesamt für Justiz (BfJ) überwacht und im Falle von Verspätungen auch sanktioniert (§ 335 HGB).
Erfolgt die Offenlegung nicht rechtzeitig, versendet das BfJ zunächst eine schriftliche Aufforderung, die Offenlegung nachzuholen und den Jahresabschluss binnen einer Nachfrist von 6 Wochen abzugeben. Mit der Aufforderung erfolgt gleichzeitig die Androhung eines Ordnungsgeldes von mindestens 2.500 Euro.
Nach Erhalt dieser Androhung besteht dringender Handlungsbedarf, die Offenlegung innerhalb von 6 Wochen nachzuholen oder Einspruch einzulegen, da mit Ablauf der Nachfrist jederzeit die Festsetzung des Ordnungsgeldes durch das BfJ droht.
Für den Jahresabschluss 2023 hat das BfJ in Abstimmung mit dem Bundesministerium für Justiz erklärt, dass es vor dem 1. April 2025 keine Ordnungsgeldverfahren wegen verspäteter Offenlegung nach § 335 HGB einleiten wird. Hintergrund sind anhaltende Nachwirkungen der Überlastungssituation infolge der COVID-19-Pandemie.
Für den Jahresabschluss 2024 greift dies nicht mehr, sodass zur Vermeidung eines Ordnungsgeldes die allgemeine Offenlegungsfrist, d.h. der 31. Dezember 2025 gilt.
In diesem Beitrag werden die Abgabefristen für die Jahressteuererklärungen, insbesondere Körperschafts-, Gewerbe- und (Jahres-)Umsatzsteuererklärung. Die unterjährigen Fristen zur Umsatzsteuervoranmeldung erläutern wir in diesem Beitrag.
Kapitalgesellschaften können ihre Jahressteuererklärungen grundsätzlich auch ohne Steuerberater abgeben. Die Beauftragung eines Steuerberaters hat aber unter anderem den Vorteil verlängerter Abgabefristen (§ 149 AO):
Ohne Steuerberater müssen die Steuererklärungen bereits 7 Monate nach Ende des Geschäftsjahres (Besteuerungszeitraum) abgegeben werden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, endet auch der Besteuerungszeitraum am 31. Dezember und die Steuerklärungen sind entsprechend spätestens am 31. Juli des Folgejahres abzugeben.
Mit Steuerberater gilt eine verlängerte Abgabefrist bis zum 28. Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Jahres. Die Jahressteuererklärungen für das Jahr 2024 können durch den beauftragten Steuerberater demnach beispielsweise bis zum 28. Februar 2026 abgegeben werden.
In den vergangenen Jahren wurden aufgrund der Corona-Pandemie die Abgabefristen für die Jahre 2020 bis 2024 mehrfach verlängert.
Für Steuererklärungen des Jahres 2023 gilt eine um 3 Monate verlängerte Frist, sofern ein Steuerberater beauftragt wurde. Diese endet am 2. Juni 2025.
Für Steuererklärungen des Jahres 2023 greift für Fälle, in denen Steuerberater beauftragt worden ist, letztmalig eine Verlängerung um 2 Monate, sodass die Steuererklärungen fristwahrend noch bis spätestens zum 30. April 2026 abgegeben werden können.
Ab 2025 gelten keine Sonderregelungen mehr und es greifen wieder die allgemeinen Abgabefristen (s.o.), sodass die Jahressteuererklärungen für 2025 bis spätestens zum 31. Juli 2026 (ohne Steuerberater) bzw. 28. Februar 2027 (mit Steuerberater) abzugeben sind.
Wenn die Steuererklärungen nicht rechtzeitig eingereicht werden, drohen verschiedene Sanktionen durch das Finanzamt.
Zunächst versendet das Finanzamt eine Erinnerung mit einer neuen Frist. Falls die Erklärung weiterhin nicht abgegeben wird, kann eine Schätzung der Steuerlast durch das Finanzamt erfolgen. Neben Zinsen auf überfällige Steuernachzahlungen sind zusätzliche Sanktionen, wie z.B. Verspätungszuschläge von bis zu 10% der festgesetzten Steuer oder Zwangsgelder möglich.
(Commercial vs. tax obligations - what is the difference?)
The commercial and tax obligations of corporations, such as GmbHs or UGs, include in particular the preparation and publication of annual financial statements and the timely submission of tax filings.
Although the commercial and tax obligations for corporations in Germany are closely linked, as the annual financial statements with balance sheet and income statement, for example, form the basis for determining profits and therefore the starting point for corporate income tax and trade tax returns, there are still significant differences.
The German Commercial Code (Handelsgesetzbuch or HGB) regulates special requirements for corporations, among other things, the preparation and disclosure of annual financial statements, which have the purpose of providing transparent information to stakeholders and, in particular, creditor protection.
The tax obligations and deadlines are based on various tax laws, such as the German Fiscal Code (Abgabenordnung or AO), the Corporation Tax Act (Körperschaftssteuergesetz or KStG), the Trade Tax Act (Gewerbesteuergesetz or GewStG) and the Value Added Tax Act (Umsatzsteuergesetz or UStG). They are primarily used to determine the tax liability of a company.
The German Commercial Code or HGB distinguishes between the preparation and disclosure of the annual financial statements.
Depending on the size of the company, corporations must prepare their annual financial statements no later than 3 or 6 months after the end of the previous financial year (Section 264 HGB). Timely preparation is mandatory for the company’s legal representatives. Although late preparation constitutes a breach of duty by the representative bodies, it is not subject to direct control and sanctions by the authorities.
The annual financial statements must be published in the Federal Gazette (Bundesanzeiger) (Section 325 HGB) no later than 12 months after the end of the financial year. If the financial year corresponds to the calendar year, the annual financial statements must, therefore, be submitted to the Federal Gazette until December 31 of the following year.
The timely disclosure of the annual financial statements is monitored by the Federal Office of Justice (Bundesamt für Justiz or BfJ) and sanctions are imposed in the event of delays (Section 335 HGB).
If the disclosure is not made on time, the BfJ first sends a written request to make up for the disclosure and to submit the annual financial statements within a grace period of 6 weeks. The request is accompanied by the threat of a fine of at least EUR 2,500.
After receiving this letter, there is an urgent need to take action to make the disclosure within 6 weeks or to lodge an objection, as the BfJ may impose a fine at any time after the grace period has expired.
For the 2023 annual financial statements, the BfJ, in coordination with the Federal Ministry of Justice, has declared that it will not initiate any administrative fine proceedings before April 1, 2025 for late disclosure. This is due to the ongoing after-effects of the overload situation caused by the COVID-19 pandemic.
To the 2024 annual financial statements this no longer applies, meaning that in order to avoid a fine.the general deadline, i.e. December 31, 2025, should be met.
This article explains the deadlines for filing annual tax returns, in particular corporate income tax returns, trade tax returns and (annual) VAT returns. The deadlines for advance VAT returns (Umsatzsteuervoranmledung or UStVA) during the year are explained in this article.
In principle, corporations can also submit their annual tax returns without a tax advisor. However, one of the advantages of engaging a licinesed tax advisor is that the submission deadlines are extended (Section 149 AO):
In recent years, due to the coronavirus pandemic the tax deadlines for the years 2020 to 2024 have been extended several times.
The tax filing of 2023, the deadline is extended by 3 months if a certified tax advisor has been commissioned. The extended deadline ends on June 2, 2025.
For the tax filing of 2024, an extension of 2 months applies, so that the tax returns can be submitted with the deadline April 30, 2026, if a certified tax advisor has been commissioned.
From 2025, special COVID regulations will no longer be valid and the general submission deadlines will apply again (see above), meaning that the annual tax filing for the financial year 2025 must be submitted by July 31, 2026 (without a tax advisor) or February 28, 2027 (with a tax advisor) at the latest.
If tax returns are not submitted on time, there are various penalties imposed by the tax office.
First, the tax office sends a reminder with a new deadline. If the declaration is still not submitted, the tax auhroities may estimate the tax burden. In addition interest on overdue tax arrears, additional sanctions such as late payment penalties of up to 10% of the assessed tax and fines are possible.
