Was darf ich absetzen? – Typische Betriebsausgaben für kleine Unternehmen
(please see English version below)
Was sind Betriebsausgaben?
Als Betriebsausgaben gelten alle Kosten, die durch den laufenden Geschäftsbetrieb veranlasst sind. Das heißt: Die Ausgaben müssen in einem objektiven wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen und der Erzielung von Einnahmen dienen.
Die rechtliche Grundlage liefert § 4 Abs. 4 EStG.
Voraussetzungen für den Abzug
Damit Betriebsausgaben steuerlich anerkannt werden, gelten folgende Bedingungen:
Betrieblicher Anlass: Die Ausgabe darf nicht privat veranlasst sein.
Belegnachweis: Quittung, Rechnung oder andere geeignete Unterlage.
Zahlungsnachweis: Bankauszug oder Kassenbuch bei Barzahlung.
Aufzeichnungspflicht: Besonders bei Bewirtungen und Geschenken.
Typische Betriebsausgaben im Überblick
Büromaterialien und Technik: Drucker, Laptop, Software
Raumkosten: Miete, Strom, Reinigung
Kommunikation: Telefon, Internet
Fahrten und Reisen: Bahn, Auto, Hotel, Verpflegungspauschale
Werbung und Außendarstellung: Website, Flyer, Anzeigen
Externe Dienstleistungen: z. B. Steuerberatung, IT, Rechtsberatung
Beiträge und Versicherungen: IHK, Berufsverbände, Betriebshaftpflicht
Löhne und Gehälter: inkl. Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
Geschenke bis 50 € netto pro Person und Jahr
Bewirtungskosten bei geschäftlichem Anlass (70 % abzugsfähig)
Was ist nicht abziehbar?
Bestimmte Ausgaben sind grundsätzlich nicht steuerlich absetzbar, darunter:
Privatausgaben (z. B. Familienurlaub, Kleidung ohne beruflichen Bezug)
Geldstrafen, Ordnungsgelder
Luxusausgaben ohne betriebliche Notwendigkeit
Geschenke über 50 € netto (Freigrenze, nicht Freibetrag)
Besonderheiten bei gemischten Ausgaben
Wenn eine Ausgabe sowohl privat als auch betrieblich motiviert ist, muss der betriebliche Anteil nachvollziehbar abgegrenzt werden. Typisch ist das bei Telefon, Kfz-Nutzung oder dem häuslichen Arbeitszimmer.
So unterstützt boring
Mit boring können Sie:
Ausgaben automatisch erkennen und richtig zuordnen lassen
Belege digital erfassen – per E-Mail, Upload oder WhatsApp
Private und betriebliche Anteile klar trennen
Rechtskonform buchen und jederzeit auf Auswertungen zugreifen
Fazit
Betriebsausgaben sind ein wichtiger Hebel zur Steueroptimierung, aber nur, wenn sie korrekt dokumentiert und begründet sind. Wer hier sauber arbeitet, spart bares Geld – boring hilft dabei, ohne Bürokratie und Stress.
Business expenses: What counts and what doesn’t?
What are business expenses?
Any cost directly related to running your business. According to German tax law (§ 4 (4) EStG), they must be business-related, properly documented, and not personal.
Typical business expenses
Office supplies, hardware, and software
Rent and utilities
Phone and internet
Business travel and meals
Advertising and consulting
Wages and social contributions
Gifts under €50 net per recipient/year
Association fees and insurance
Not deductible
Personal costs
Gifts over €50 (net)
Fines and penalties
Non-business-related luxury expenses
boring makes it simple
We help you track and document deductible expenses automatically – so your taxes stay low and your accounting stays clean.
Summary
Claiming business expenses correctly is a big tax advantage. With boring, it’s also easy.
