(please see English version below)
Mit der Gründung eines Unternehmens beginnt grundsätzlich auch dessen Steuerpflicht. Spätestens mit Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister ist die steuerliche Registrierung beim Finanzamt erforderlich.
Dieser Beitrag befasst sich mit der steuerlichen Registrierung und erklärt die wichtigsten Unterschiede zwischen Soll- bzw. Ist-Besteuerung.
Für die steuerliche Registrierung neu gegründeter Unternehmen müssen Existenzgründer einen Fragebogen ausfüllen und u.a. angeben, welche Besteuerungsart bei der Umsatzsteuer gelten soll. Die Besteuerungsart – Soll- oder Ist-Besteuerung – beeinflusst, wann die Umsatzsteuer entsteht und wann sie an das Finanzamt abzuführen ist.
Standardregelung für Kapitalgesellschaften, die automatisch zur Anwendung kommt, wenn nicht ausdrücklich die Ist-Besteuerung beantragt wird.
Beispiel: Ein Unternehmer erbringt eine Leistung im Januar und stellt eine Rechnung. Obwohl der Kunde erst im März zahlt, muss die Steuer in der Umsatzsteuervoranmeldung des Monats Januar (fällig am 10. Februar) gemeldet und abgeführt werden.
Hinweis: Die Wahl zwischen Soll- und Ist-Besteuerung bestimmt den Zeitpunkt der Steuerentstehung, hat aber keinen Einfluss auf den für die Umsatzsteuer geltenden Voranmeldungszeitraum. 👉 LINK https://boring.legal/blog/vat_notice/
Ausnahmeregelung für Kapitalgesellschaften mit weniger als 800.000 € Jahresumsatz (seit 01.01.2025, bis 31.12.2024: 600.000 € Jahresumsatz).
Voraussetzung ist die ausdrückliche Beantragung durch das Unternehmen sowie die Genehmigung durch das Finanzamt (§ 20 Nr. 1 UStG).
Beispiel: Der Unternehmer erbringt im Januar eine Leistung und erhält die Zahlung im März. Die Umsatzsteuer wird dann erst in der Voranmeldung für März (fällig am 10. April) gemeldet und abgeführt.
Die Umsatzsteuer muss erst ans Finanzamt abgeführt werden, wenn der Kunde tatsächlich zahlt. Das ist besonders vorteilhaft für Freelancer und Start-ups mit Geschäftskunden, die lange Zahlungsziele haben.
Beispiel: Eine Webdesignerin stellt im Januar eine Rechnung über 5.000 € zzgl. USt. Der Kunde zahlt erst im März. Die Umsatzsteuer wird dank Ist-Besteuerung erst im April fällig, wenn auch die Zahlung auf dem Konto ist – nicht schon im Februar.
Ist-Besteuerung bedeutet: Keine Steuerzahlung auf Rechnungen, die nicht bezahlt wurden.
Beispiel: Ein Gründer stellt eine Rechnung über 10.000 €, doch der Kunde zahlt nicht. Mit Ist-Besteuerung kommt die Umsatzsteuer gar nicht erst zur Entstehung – bei Soll-Besteuerung wäre sie vorher bereits fällig und an das Finanzamt gezahlt worden. Die Korrektur kann dann nur noch über einen Rechnungsstorno erreicht werden.
Einnahmen und Steuerpflicht entstehen zeitgleich, was die Liquiditätssteuerung vereinfacht.
Beispiel: Eine freiberufliche Texterin mit unregelmäßigen Projekten muss die Umsatzsteuer erst dann melden, wenn Geld eingeht – das passt zu ihrem Cashflow.
Die Entscheidung zwischen Ist- und Soll-Besteuerung sollte bei der steuerlichen Registrierung gut überlegt sein – denn:
Wenn Du Dir als Gründer oder Freelancer bei der steuerlichen Registrierung nicht sicher bist, ob Du Soll- oder Ist-Besteuerung wählen solltest, tendiere eher zur Ist-Besteuerung.
Sie bietet mehr Flexibilität, passt besser zur Liquiditätslage vieler junger Unternehmen – und vor allem: Du kannst zu einem späteren Zeitpunkt deutlich einfacher zur Soll-Besteuerung wechseln als umgekehrt.
When a company is founded, its tax liability also begins. In Germany a registration with the tax authorities is required for every business.
This article explains the difference between Soll-Besteuerung (accrual-based or debit taxation) and Ist-Besteuerung (cash-based or actual taxation) for VAT in Germany.
In the questionnaire for the tax registration in Germany, businesses must indicate whether Ist-Besteuerung or Soll-Besteuerung should apply. The type of taxation – accrual-based or cash-based – influences the time at which VAT arises and when it is to be paid to the tax office.
For corporations like GmbH or UG, debit taxation is automatically applied if actual taxation is not expressly requested.
Example: A company provides a service in January and issues an invoice. Although the customer does not pay until March, the VAT must be reported and paid in advance return for January (due on 10 February).
Note: The choice between debit and actual taxation determines when the tax arises but does not influence the period applicable for filing an advance VAT return (Voranmeldungszeitraum). 👉 LINK https://boring.legal/blog/vat_notice/
Exemption for corporations with an annual turnover of less than €800k (since 01/01/2025). This requires an explicit application by the company and authorisation by the tax office (Section 20 No. 1 UStG).
Example: The entrepreneur provides a service in January and receives payment in March. The VAT is then only reported and paid in the advance return for March (due on 10 April).
VAT only has to be paid to the tax office when the customer actually pays. This is particularly advantageous for freelancers and start-ups with business customers who have long payment terms.
Example: A web designer issues an invoice for €5,000 plus VAT in January. The customer does not pay until March. Thanks to cash-based taxation, the VAT is not due until April – not in February.
Cash-based taxation means no tax payments on invoices that have not been paid.
Example: A start-up issues an invoice for €10,000, but the customer does not pay. With cash-based taxation, the VAT does not have to be paid – with accrual-based taxation, it would still be due. The correction can then only be made by cancelling the invoice.
Income and tax liability arise at the same time, which simplifies liquidity management.
Example: A freelance copywriter with irregular projects only has to report VAT when money is received – this suits her cash flow.
The decision between cash-based taxation and accrual-based taxation should be carefully considered when registering for tax purposes – because:
Conclusion: If you are a founder or freelancer and are unsure whether to choose cash-based or accrual-based taxation when registering for tax purposes, you should tend towards cash-based taxation. It offers more flexibility, is better suited to the liquidity situation of many young companies – and, above all, you can switch to accrual-based taxation much more easily at a later date than vice versa.
